« J’aimerais beaucoup mettre des sessions de créativité en place, mais nous n’avons pas le temps pour cela » !  » Je voudrais vraiment que mes collaborateurs prennent du temps pour « faire l’éponge » et nourrir leurs inspirations »
Ca n’a pas fonctionné avec la gestion du temps ? Et si vous tentiez la création de temps ?

Le pari d’Oktopod, sur la base de 15 ans d’expérience en événementiel,  est de faire gagner 20% de temps à votre organisation, en travaillant avant tout sur la posture (les outils sont traités en parallèle ou après). Pour arriver à ce résultat, voici quelques points parmi ceux évoqués lors de la MasterClass Girlz In Web « Et si on se créait du temps au lieu de le gérer » du 9 novembre.

Les Suédois sont très sobres sur leur transition vers la journée de 6h  : moins de réunions, moins de surf. Et… c’est tout ? Eh bien…, peut-être !
Notre société valorise tellement le « Je suis débordé(e) / sous l’eau / overbooké(e) » qu’il est peut-être plus difficile de renverser la vapeur, et de l’assumer !  

Passer au No MAS (No Mindless Accept Syndrom)

L’excellent et puissant TEDtalk de David Grady (EN sous titres FR) nous rappelle que, quelle que soit notre position dans l’organisation, nous possédons les compétences nécessaires pour faire évoluer une situation. A commencer par les réunions, qui doivent être 1-nécessaires, 2- avoir un agenda, 3-un/e animateur/trice, 4-un début et une fin et 5- doivent servir à prendre des décisions.

Une fois ces bases posées, il est possible d’inventer un ou des formats adaptés à la culture de l’organisation (et d’en profiter pour faire rentrer une bouffée d’air frais !). Valable aussi bien en interne, que dans la relation client. Il faut juste oser faire le premier pas et démontrer les bénéfices.

Trois points essentiels à retenir du talk de David Grady : Mettre en route sa capacité à prendre des décisions, voir comment influencer le déroulement de la réunion, ou jauger de l’intérêt de sa présence. Poser des questions. Communiquer. Communiquer. Communiquer

Se déconnecter & traiter certaines tâches par lot

Oui, vous avez bien lu.

Depuis quand votre e-mail est-il passé en mode « messagerie instantanée » avec cette « obligation » de répondre dans la minute, y compris à vos clients ? Quel besoin d’avoir la fenêtre de Slack ouverte sur votre bureau si vous ne regardez pas les messages ? Et ces notifications qui vous interrompent sans arrêt ?

Savez-vous que les rafraîchissements de mails, page Facebook, Twitter, etc. sont autant de shoot de dopamine en direction de votre cerveau ? Vous créez de l’addiction ! Limiter vos consultations relève de la désintoxication ou encore du « jeune » (Tim Ferris dans La semaine de 4h au sujet de l’information).

Vous déconnecter aura aussi pour effet d’augmentez votre concentration et de vous inviter au traitement par lot de certaines tâches : les mails, les micro-tâches. (voir ci-dessous la loi de Parkinson), un dossier important. Fermer la porte du bureau, ou s’isoler dans un coin de l’Open Space, ne sert à rien si la connexion fonctionne encore. Mettez vous en mode avion ou déconnectez le Wifi.

Au moment où vous commencez à vous organiser des plages de déconnexion, n’oubliez pas de prévenir les personnes autour de vous, peut-être même y a t’il un modus operandi à trouver pour l’équipe. Vous pouvez, là aussi, être force de proposition.

Je vous conseille le témoignage de Guy Birembaum sur son Burn-Out (Echappée Volée) et la « nécessité » d’être toujours « connecté» ou encore cet article sur le fait que les sites Internet sont conçus pour être addictifs, comme les jeux au Casino (EN).

La loi de Parkinson

C’est la loi de la dilatation du temps : sans balise de début et de fin, un tâche ou votre travail occupera la totalité du temps que vous allez lui allouer.

Cette loi vous aidera dans la gestion des priorités et à éliminer ou reporter (procrastination stratégique) certaines actions. C’est aussi une manière de contourner le perfectionnisme (et la procrastination, subie cette fois-ci, qu’il peut engendrer) .
En équipe, c’est la mention « Ok, on se donne 2h pour boucler ce dossier« . La concentration et les moyens se focalisent alors sur l’objectif.
Vous améliorerez, de fait, l’organisation du travail.

Curiosité, Créativité, Empathie

Le trio gagnant pour approcher les différences de rapports au temps.

Certaines personnes ont besoin de passer du temps à créer des relations humaines, d’autres moins, certains vont s’attacher au présent, d’autres au futur, etc. Prendre note de ces différences et de son profil permet d’accueillir le fait que chaque individu fonctionne selon un mode bien à lui. 

Le temps se gère en équipe, et cela demande de composer avec des variations d’approche parfois aiguës. Maintenir un statu quo mal taillé est rarement une bonne idée.
Nous vous proposons plutôt de chercher et trouver des solutions « gagnant-gagnant » pour l’ensemble des membres de l’équipe ou dans la relation client.
La créativité permettra d’aboutir à des solutions originales et co-construites par le groupe, plutôt que d’imposer un cadre rigide et du tout numérique.
Une nouvelle fois, informer et communiquer reste indispensable. 

La variable temps/énergie est un indicateur fiable de l’efficacité du dispositif mis en place. Tout comme le climat qui va s’instaurer dans les relations.
Il ne faut pas hésitez pas à revenir au point 1, No MAS, si nécessaire.

Si vous mettez ces quelques points en pratique, vous devriez déjà parvenir à créer de jolis espaces-temps :
Pour sortir du bureau et aller « faire l’éponge », pour organiser des sessions de créativité, pour vous former, co-construire avec vos clients ou vos fournisseurs etc..
Tout ceci n’étant en rien incompatible avec des objectif professionnels et commerciaux ambitieux.
Nous, nous sommes confiants !

Tenez nous au courant !

VOUS VOULEZ ALLEZ PLUS LOIN ?

22 janvier : Atelier inter « Se Créer du Temps au lieu de le gérer » | Paris | L’Etablisienne

WORKSHOP| « Créer du temps au lieu de le gérer » Tarif STARTER avt 8.01 https://t.co/fkTyxuA7R4 #freelance #ESS #Paris pic.twitter.com/IFIT5tkFLd

— OKTOPOD (@OKTOPODwire) 5 Janvier 2016

Atelier intra packagée (durée totale 1 journée) ou sur mesure.
Merci de nous envoyer un mail inspire // at // oktopod.biz en copiant-collant : Je veux me créer du temps ! dans l’objet et en précisant votre demande. Merci ! A bientôt.

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